Счет на авансовый платеж (счет на предоплату) часто используются предприятиями, которые не планируют возвращать деньги, или добавлять дополнительные товары или услуги во время выполнения заявки. Обычно подходит для новых клиентов, а также, для клиентов, которые формируют повторяющиеся заказы.
Преимущества предоплаты
- Предприятие остается с достаточным количеством наличных средств для покрытия операционных расходов заранее благодаря авансовым платежам;
- Меньше зависимости от краткосрочных кредитов и таких как промежуточные кредиты для компенсации расходов;
- Меньше времени и усилий, затрачиваемых на получение платежей;
- Автоматизация циклов выставления счетов проста и удобна;
- Обычно легче настроить регулярные платежи для постоянных клиентов.
Риски авансовых платежей
Есть несколько причин, по которым предприятия предпочитают не выставлять счета на предоплату, например:
- У клиентов могут быть опасения по поводу результатов, которые они получат после совершения платежей, и это может привести к дополнительным обсуждениям.
- Предприятиям придется столкнуться с неудобствами, связанными с возвратом средств, если заказ (проект) будет отменен.
- Дополнительные расходы (например, за дополнительные или разовые работы) будут добавлены в отдельный счет, что может несколько усложнять обработку платежей.
Рекомендации по отслеживанию счетов на предоплату
Вот несколько рекомендаций, которым следует следовать, если вы планируете использовать авансовый платеж:
- Подумайте, является ли счет на предоплату лучшим вариантом для конкретных клиентов или проектов (для лучшего обслуживания клиентов, которых вы можете персонализировать)
- Используйте стороннее программное обеспечение для выставления счетов для создания, отправки и мониторинга счетов, например, e-Cont.md
- При ведении бухгалтерского учета, убедитесь, что вы эффективно планируете и ведете корректный учет авансовых платежей.
Как учитывать полученные авансовые платежи?
Если ваш бизнес получает доход заранее, очень важно обеспечить его правильный учет.
Счет на оплату в аванс обычно подходит для поддержки учета как однократных авансов, так и длительных контрактов с предоплатой.
Доходы, полученные до того, как они были заработаны, признаются как обязательства в соответствии с системой учета по методу начисления. Если авансовые платежи получены в течение года, они отражаются как краткосрочные обязательства.
Подводим итоги
Предварительное выставление счетов — это мудрый подход к обработке платежей клиентов, особенно для регулярных поставок или разовых сделок, но он требует внимания, чтобы убедиться, что вы относите правильные суммы к своим доходам. Это позволяет получать более надежные и достоверные прогнозы движения денежных средств, позволяя вам принимать более обоснованные бизнес-решения.
