Автоматизация процесса сбора и управления коммерческой дебиторской задолженностью это комплексная процедура, которая в целом состоит из следующих аспектов.
1. Биллинг
2. Сбор счетов на оплату
3. Прием платежей
4. Обработка платежей
5. Составление актов сверки
6. Отслеживание и прогнозирование
1) Биллинг
Биллинг или продвинутый функционал выставления счетов на оплату — это процесс генерации счетов для клиентов на регулярной или разовой основе, в зависимости от типа тарифного плана, который выбрал клиент.
Выставление счетов в бухгалтерском учете — это пошаговый процесс запроса оплаты от клиентов путем выставления счетов.
Система электронного инвойсинга потенциально должна позволять реализовать сложную процедуру биллинга. Автоматизация системы выставления счетов на оплату, позволит повысить эффективность бизнес процессов в компании за счет сокращения времени, затрачиваемого на управление выставлением счетов, и устранения возможных ошибок.
Вот что должна обеспечивать ваша автоматизированная биллинговая система:
- Генерацию счетов на основе многоуровневого ценообразования, штрафов за просрочку платежа и местных налогов;
- Доставку счетов, соответствующих конкретным условиям оплаты, циклу и предпочтениям клиента;
- Сложную генерацию счетов для создания индивидуальных или шаблонных счетов;
- Отправку актов сверок онлайн и преобразование их в счета на оплату;
- Индивидуальные планы рассрочки платежей для каждого клиента;
- Гибкое выставление счетов за подписку, услуги или товары, чтобы клиентам было проще платить.
2) Сбор счетов на оплату
Вы сформировали свои счета на оплату, но вам еще нужно их где-то собрать и хранить а затем и отправить вашему клиенту (плательщику).
Для этого вам необходима некоторая «Инфраструктура и механизмы для сбора счетов на оплату».
Автоматизированные сбор и хранение счетов на оплату (коллекции) избавляют от необходимости часами работать с электронными таблицами или просматривать электронную почту.
Основные инструменты для автоматизации стратегии сбора счетов на оплату:
- Многоканальные нотификации, чтобы напоминать клиентам об оплате, при этом не заставляя их чувствовать, что это спам рассылка;
- Возможность интеграции:
- с системами бухгалтерского учета, например, 1С;
- с корзинами заказов электронного магазина, например, Woocommerce, OpenCart, PrestaShop, osCommerce;
- с CRM системами, например, AmoCRM, Bitrix24;
- Импорт счетов на оплату в формате CSV;
- Автоматическая регистрация и отслеживание взаимодействия с клиентами, что упрощает их организацию и поиск для использования в будущем;
- Поддержание клиентских порталов, позволяющие использовать вариант самообслуживания;
- Централизованные данные для хранения всей информации о ваших счетах на оплату в одном месте;
- Автоматизированный скоринг (оценка) позволяет узнать, кто с наибольшей вероятностью заплатит вовремя и в полном объеме;
- Интегрированное управление задачами для отслеживания эскалаций и запросов клиентов.
3) Прием платежей
Создание гибкого платежного опыта или опыта взаимодействия, (англ. User eXperience, UX) — важный аспект автоматизации сбора дебиторской (коммерческой) задолженности. Платежные порталы являются краеугольным камнем автоматизированного приема платежей, создавая беспрепятственную платежную систему для клиентов и позволяя вам взимать платежи с помощью нескольких способов оплаты.
Система приема платежей потенциально может (и должна) поддерживать следующий функционал:
- Порталы для клиентов, при необходимости, должны включать опцию white label, чтобы обеспечить безопасный и последовательный пользовательский опыт или опыт взаимодействия, (англ. User eXperience, UX);
- Индивидуальные способы оплаты должны включать такие опции, как регулярные (рекуррентные) платежи, автоматическая оплата (автооплата), скидки за раннюю оплату и налоговая информация;
- Встроить различные возможности для выписки счетов на оплату:
- из корзины заказов электронного магазина,
- по API (butch mode),
- вручную менеджером продавца для MOTO-платежей, когда заказы принимаются по телефону или по E-mail.
Пример реализации см. pay.diginet.md;
- При необходимости, встроить возможность выписки «открытого счета на оплату», когда счет на оплату может выписать сам покупатель, или когда плательщик заранее неизвестен;
- При необходимости, предоставлять плательщику возможность оплаты частями (partial payment);
- Кассовое приложение должно автоматически связывать счета на оплату и балансы;
- Наличие в клиентских порталах возможности интеграции с различными формами офлайн платежей: банковское перечисление (wire transfer), прямой дебет (депозит), кредитная линия и т.д.;
- Прием различных форм онлайн оплаты: банковские карты (анг. Debit Card), POS терминал, мгновенные платежи, ACH платежи, предоплаченные дебетовые карты (анл. Prepaid Debit Card) и Подарочные карты (англ. Gift Cards);
При приеме онлайн платежей важно, чтобы онлайн продавец (мерчант):- следовал правилам «Предотвращение мошенничества с кредитными картами«, и
- желательно внедрил «Услугу по оценке риска мошенничества«, особенно при наличии покупателей вне Молдовы
- При необходимости, предусмотреть возможность приема (наличных) платежей на кассе, в офисе или курьером: оплата наличными, POS terminal, предоплаченные дебетовые карты.
Для информации — методы оплаты доступные в Молдове.
4) Обработка платежей
После того, как вам заплатили, вам по-прежнему необходимо иметь возможность сопоставлять и отслеживать эти платежи, а также изменять статусы платежей для каждого вашего счета на оплату. Автоматизация дебиторской задолженности позволяет автоматически «Связать платежи со счетами на оплату», т.е. сопоставлять платежи со счетами на оплату и остатками.
Система обработки платежей потенциально может (и должна) обеспечивать следующее:
- Обработку платежей: сопоставление между любыми вариантами платежей и счетами на оплату, а также, оперативное изменение статуса оплаты по каждому счету на оплату;
- Учет варианта оплаты, когда осуществлена одна/единая оплата за несколько счетов на оплату;
- Если разрешена оплата частями, то учет всех вариантов оплаты, осуществленных по одному счету на оплату;
например: наличными в офисе при составлении контракта, и последующие платежи, включая банковское перечисление, банковской картой онлайн и финальная оплата курьеру при доставке; - Настраиваемые правила оплаты наличными;
- Автоматически обнаруживать и обрабатывать извещения о денежных переводах;
- Автоматическое открытие, сканирование, депонирование и сопоставление счетов на оплату или балансов.
5) Составление актов сверки
Составление акта сверки является важным аспектом процесса сбора дебиторской задолженности. Автоматический отчет о сверке позволяет согласовать счета на оплату и осуществленные платежи с главной книгой и показать сводку активности.
Автоматизация сверки должна обеспечивать:
- Возможность создавать настраиваемые диапазоны дат для просмотра отчетов;
- Сводная информация о действиях, включая созданные счета, полученные платежи и корректировки;
- Учет всевозможных вариантов недоплаты или переплаты.
6) Отслеживание и прогнозирование
Когда в вашей автоматизированной системе учета и сбора коммерческой дебиторской задолженности реализованы в той или иной степени все этапы и шаги, вы должны иметь возможность отслеживать каждый шаг процесса и прогнозировать будущую активность.
В будущем можно предусмотреть внедрение Искусственного Интеллекта для прогнозирования поступления денежных средств, а также информацию о планах рассрочки и историческое поведение платежей, чтобы дать вам расширенное представление о платежных потоках и тенденциях.
