Преимущества электронных счетов

На практике счета на оплату могут быть

• в печатном виде
• в электронной неструктурированной форме (например, в виде файла Word, Excel или PDF) и
• структурированный электронный счет на оплату
  c технической точки зрения только «структурированный электронный счет» может считаться «полноценным электронным счетом».

Преимущества электронных счетов для Бизнеса:

• Оптимизация бухгалтерских и финансовых процессов

• Снижение рутинной нагрузки на менеджеров и/или бухгалтерию

• Ускорение документооборота за счет более быстрой обработки счетов на оплату

• Экономия ресурсов компании

• Снижение накладных расходов

• Оптимизация бизнес процессов компании

• Экономия времени на отслеживание просроченных платежей

• Исключение мошенничества, связанного с «подменой» одного или нескольких «Элементов счета на оплату«

• Улучшение безопасности:

  • «Проверка валидности счета на оплату»
  • нотификация руководства о счетах на оплату, превышающих «Определенный порог»)

• Улучшение отношений с клиентами, и в случае появления ошибок, быстрое их устранение

Преимущества для пользователей

• Преимущества для Продавцов/Поставщиков

• Преимущества для Покупателей/Плательщиков

• Преимущества для менеджеров/сотрудников компании

Преимущества электронных счетов по сравнению с бумажными:

• электронные счета проще и дешевле обрабатывать

• экономия средств и времени за счет исключения бумажной и ручной обработки при выставлении счетов (обработка счетов)

• после оформления заказа электронный счет может быть доставлен клиенту в режиме реального времени

• электронный счет можно вводить прямо в платежную и учетную системы компании

• меньшие затраты на печать на бумаге и почтовые расходы

• электронные счета можно централизованно хранить в базе данных

• меньшие затраты на хранение счетов к оплате (архивов)

• снижение затрат на оборачиваемость счетов к оплате, включая обучение и содержание персонала

Потенциальные препятствия для электронных счетов:

• Затруднительно использование электронных счетов в трансграничных транзакциях, так как законодательство и уровень инфраструктуры в разных странах может значительно отличаться, включая приемлемость электронных счетов с юридической, финансовой и административной точек зрения
• Некоторые пользователи потенциально могут быть обеспокоены безопасностью систем электронного выставления счетов