Automatizarea gestionării creantelor comerciale

Automatizarea procesului de colectare și gestionare a creanțelor comerciale este o procedură complexă care, în general, constă în următoarele aspecte.

1. Billing

2. Colectarea conturilor de plată

3. Acceptarea plăților

4. Remiterea plății

5. Întocmirea actelor de verificare

6. Urmărire și prognoză

 

1) Billing

Billing sau conturi de plată avansată este procesul de generare a conturilor de plată pentru clienți în mod regulat sau ad-hoc, în funcție de tipul de plan ales de client.
e-Invoicing în contabilitate este un proces pas cu pas de solicitare a plății de la clienți prin generare conturi de plată.
Sistemul de conturi de plată electronică ar trebui potențial să permită implementarea unei proceduri complexe de funcții de billing. Automatizarea sistemului de conturi de plată electronică va îmbunătăți eficiența proceselor de afaceri din companie prin reducerea timpului petrecut cu gestionarea generarea conturi de plată și eliminarea eventualelor erori.

Iată ce ar trebui să ofere sistemul dvs. de billing automată:

• Emitera de conturi de plată pe baza prețurilor pe niveluri, taxe de întârziere și taxe locale;
• Livrarea conturi corespunzătoare condițiilor de plată specifice, ciclurilor și preferințelor clienților;
• Generare sofisticată de conturi pentru a crea conturi individuale sau șablon;
• Trimiterea actelor de vrificare online și conversia acestora în conturi de plată;
• Planuri de plată individuale pentru fiecare client;
• Generare conturi de plată flexibilă pentru abonamente, servicii sau produse pentru a facilita plata clienților.

 

2) Colectarea conturilor de plată

V-ați generat conturile de plată, dar mai trebuie să le colectați și să le stocați undeva și apoi să le trimiteți clientului (plătitorului).
Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de câteva „Infrastructură și mecanisme de colectare a conturilor de plată”.
Colectarea și stocarea automată a conturilor (încasări) elimină nevoia de a petrece ore întregi lucrând cu foi de calcul sau navigând prin e-mail.

Principalele instrumente de automatizare a strategiei de colectare a conturilor pentru plată:

• Notificări pe mai multe canale pentru a reaminti clienților despre plata fără a-i face să se simtă ca spam;
• Posibilitate de integrare:
  • cu sisteme contabile, de exemplu, 1С;
  • cu cărucioare de comandă în magazinul electronic, de exemplu, Woocommerce, OpenCart, PrestaShop, osCommerce;
  • cu sisteme CRM, de exemplu, AmoCRM, Bitrix24;
• Importați conturi de plată în format CSV;
• Înregistrarea și urmărirea automată a interacțiunilor cu clienții, ceea ce facilitează organizarea și găsirea acestora pentru utilizare ulterioară;
• Menținerea portalurilor clienților care să permită o opțiune de autoservire;
• Date centralizate pentru a stoca toate informațiile despre conturilor dvs. pentru plată într-un singur loc;
• Notarea automată (evaluarea) vă permite să aflați cine este cel mai probabil să plătească la timp și integral;
• Management integrat al sarcinilor pentru a urmări escaladele și solicitările clienților.

 

3) Acceptarea plăților

Crearea unei experiențe flexibile de plată sau a unei experiențe de utilizator (Ing. User eXperience, UX) este un aspect important al automatizării colectării creanțelor (comerciale). Portalurile de plată sunt piatra de temelie a acceptării automate a plăților, creând o experiență de plată fără probleme pentru clienți și permițându-vă să colectați plăți cu mai multe metode de plată.

Sistemul de acceptare a plăților poate (și ar trebui) să suporte următoarele funcționalități:

• Portalurile pentru clienți, acolo unde este necesar, ar trebui să includă o opțiune de etichetă albă pentru a oferi o experiență de utilizator sau o experiență de interacțiune sigură și consecventă (ing.User eXperience, UX);
• Metodele de plată individuale ar trebui să includă opțiuni precum plăți recurente (recurente), plată automată (plată automată), reduceri de plată anticipată și informații fiscale;
• Incorporati diverse optiuni de emitere a conturilor pentru plata:
  • din cosul de cumparaturi al magazinului electronic,
  • prin API (butch mode),
  • cont  de plată manuală  de catre managerul vanzatorului pentru efectuarea plăților MOTO atunci cand comenzile sunt acceptate telefonic sau prin E-mail.
    Consultați pay.diginet.md pentru un exemplu de implementare;
• Dacă este necesar, includeți posibilitatea emiterii unei „conturi deschise pentru plată”, atunci când cumpărătorul însuși poate emite o cont pentru plată sau când plătitorul este necunoscut în prealabil;
• Dacă este necesar, oferiți plătitorului posibilitatea de a plăti parțial (plată parțială);
• Aplicația de casă de marcat ar trebui să lege automat conturile de plată și soldurile;
• Disponibilitatea în portalurile clienților a posibilității de integrare cu diverse forme de plăți offline: transfer bancar (transfer bancar), debit direct (depunere), linie de credit etc.;
• Acceptarea diferitelor forme de plată online: carduri bancare (ing. Debit Card), terminal POS, plăți instant, plăți ACH, carduri de debit preplătite (ing. Prepaid Debit Card) și Card cadou (ing. Gift Cards);
  Atunci când acceptați plăți online, este important ca vânzătorul online (comerciant):
  • a urmat liniile directoare „Prevenirea fraudei cu cardurile de credit” și
  • este de dorit să se introducă un serviciu de „Evaluarea riscurilor a fraudelor online”, mai ales dacă există cumpărători în afara Moldovei.
• Dacă este necesar, asigurați posibilitatea de a accepta plăți (cash) la casă, la birou sau prin curier: plată cash, terminal POS, carduri de debit preplătite (ing. Card de debit preplătit).

Pentru informatii – modalitati de plata disponibile in Moldova

 

4) Remiterea plății

Odată ce ați fost plătit, trebuie în continuare să puteți potrivi și să urmăriți plățile respective, precum și să modificați stările de plată pentru fiecare cont de plată. Automatizarea conturilor de încasat vă permite să „Decontarea plăților în funcție de conturi de plată”, adică să potriviți plățile cu conturi de plată și solduri.

Sistemul de procesare a plăților poate (și ar trebui) să ofere următoarele:

• Procesarea plăților: comparație între orice opțiuni de plată și conturi de plată, precum și schimbarea promptă a stării plății pentru fiecare cont de plată;
• Contabilizarea opțiunii de plată atunci când s-a efectuat o singură plată/unica pentru mai multe conturi de plată;
• Dacă plata în rate este permisă, atunci contabilizarea tuturor opțiunilor de plată efectuate pe o singură cont de plată;
  de exemplu: în numerar la birou la întocmirea contractului, și plățile ulterioare, inclusiv transfer bancar, card bancar online și plata finală către curier la livrare;
• Reguli personalizabile de plată în numerar;
• Detectează și procesează automat notificările de transfer de bani;
• Deschideți, scanați, depuneți și potriviți automat conturile de plată sau soldurile.

 

5) Întocmirea actelor de verificare

Întocmirea unui Actul de verificare este un aspect important al procesului de colectare a creanțelor comerciale. Un raport de reconciliere automată vă permite să verificati conturile de plată și plățile efectuate cu registrul general și să afișați un rezumat al activității.

Automatizarea reconcilierii ar trebui să ofere:

• Abilitatea de a crea intervale de date personalizate pentru vizualizarea rapoartelor;
• Rezumatul activităților, inclusiv conturile de plată emite, plățile primite și ajustările;
• Contabilizarea tuturor opțiunilor posibile de plată insuficientă sau supraplată.

 

6) Urmărire și prognoză

Când toate etapele și pașii au fost implementați în sistemul dvs. automatizat de înregistrare și colectare a creanțelor comerciale, ar trebui să puteți urmări fiecare pas al procesului și să anticipați activitatea viitoare.
Pot fi avute în vedere implementări viitoare ale AI pentru prognoza numerarului, precum și informațiile despre planul de rate și comportamentul istoric al plăților, pentru a vă oferi o înțelegere îmbunătățită a fluxurilor și tendințelor de plată.